Thay đổi Văn Hóa Doanh Nghiệp. Hãy thay đổi từ các cuộc họp trước tiên.

Ngày 2, Tháng Một, 2020

Văn hoá doanh nghiệp là cụm từ thường thấy trong các bài diễn văn của quản lý hoặc cấp lãnh đạo và đi kèm với tuyên bố tầm nhìn ( vision ), sứ mệnh ( mission ) và gía trị cốt lõi ( core value ) của công ty. Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm quen thuộc với nhân viên của bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên không phải 100% nhân sự của bạn để ý và cảm nhận được sự hiện diện của nó.

Có rất nhiều hình thức biểu hiện văn hóa doanh nghiệp từ vô hình đến hữu hình. Văn hoá doanh nghiệp tồn tại trong các thực thể hữu hình như văn phòng, đồ đạc, cơ sở vật chất, trong các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, các ấn phẩm truyền thông,.. truyền tải đến chúng ta thông qua màu sắc, các khẩu hiệu, các hoạ tiết,… những yếu tố thể hiện tính cách doanh nghiệp.

Văn hóa xuất hiện và tồn tại trong các tổ chức vô hình thông qua các buổi gặp gỡ, các buổi họp, các buổi tiệc hay các buổi team-building,…giữa các hoạt động kết nối con người với con người.

Vì sao các buổi họp ảnh hưởng đến văn hoa hóa doanh nghiệp ?

 Thống kê cho thấy: Các buổi họp phục vụ cho gặp gỡ, thông báo, đề xuất, góp ý tưởng, đánh giá,… là hoạt động kết nối chiếm nhiều thời gian nhất của doanh nghiệp. 

 Trung bình tại một công ty, mỗi tháng có tới 62 cuộc họp được tổ chức, tương đương với 24 giờ mỗi tuần được sử dụng để họp. Mỗi cuộc họp trung bình có 9 người tham gia.

 24 giờ cho mỗi tuần tương đương với 96 giờ đồng hồ cho mỗi tháng – một con số khổng lồ dành cho việc họp. Thời lượng này chủ yếu dành cho tương tác và giao tiếp nội bộ. Vì thế, “niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy” của toàn thể các nhân viên – những yếu tố hình thành nên văn hóa doanh nghiệp sẽ được thể hiện trong giờ họp nhằm đạt được công nhận chung của tập thể. Lúc này, văn hóa sẽ gián tiếp được hình thành.

Xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải tổ chức các hoạt động thật sự có hiệu quả. Đây chính là phần khó nhất, là bài toán của các nhà quản trị doanh nghiệp.

Dấu hiệu khi nào bạn nên thay đổi các buổi họp.

Các buổi họp thường xuyên kéo dài trên 30 phút.

Trong một cuộc phỏng vấn với Bloomberg Business năm 2006, Marissa Mayer ( cựu CEO của Yahoo, người đã từng làm việc tại Google ) đã nói rằng Cô tổ chức 70 cuộc họp mỗi tuần. Cách duy nhất cô có thể đó là cố gắng rút ngắn cuộc họp 30 phút thành một cuộc họp nhỏ chỉ kéo dài 5-10 phút.

Richard Branson, nhà sáng lập Virgin Group đã chia sẻ cởi mở trên Blog cá nhân về sự ác cảm của mình đối với các cuộc họp theo thời gian truyền thống. Theo Richard, rất hiếm khi một cuộc họp về một chủ đề cần phải kéo dài hơn 5-10 phút.

Các lãnh đạo ngày nay nên ghi nhớ điều này: Thời lượng quá dài của các cuộc họp có thể giết chết cảm hứng của nhân viên. Họ sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái buồn ngủ hoặc mất tập trung. Hệ quả là quên khuấy đi điều gì đó sếp đã nhắc trong cuộc họp.

 Không có thời gian biểu ( Timeline/agenda ) của buổi họp.

Nghĩ về lần gần nhất bạn làm việc mà không lên kế hoạch hay lập thời gian biểu ( timeline/agenda ) là khi nào? Làm việc mà không có kế hoạch thật sự là một công việc khó.

Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo vì lí do bận rộn thường kiếm cớ bỏ quên “thủ tục” này. Họ nghĩ đâu nói đó, lẽ dĩ nhiên, có thể buổi họp vẫn diễn ra trôi chảy nhưng chắc chắn sẽ dễ bị dài dòng, lan man và đánh mất sự chú ý của người nghe.

Bạn có nhớ văn hóa doanh nghiệp được truyền tải qua những buổi họp? Nếu không muốn nhân viên của mình lười nhác, làm việc lộn xộn, thiếu kế hoạch như một lẽ hiển nhiên, bạn không nên làm cho thói quen xấu này được hình thành phổ biến. Hãy gửi agenda buổi họp cho nhân viên trước giờ họp và thẳng thắn yêu cầu ngược lại khi tham dự bất kỳ cuộc họp nào.

Không có quy chuẩn cho phòng họp/ trang thiết bị/ người tham gia.

Sẽ chẳng còn gì tệ hơn khi gần sát đến giờ họp có nhân viên nào đó được cử đi xem xét liệu có còn phòng nào còn trồng không để team vào họp.

Cuộc họp có quá nhiều thủ tục và nguyên tắc.

Để củng cố văn hóa doanh nghiệp, ví dụ như văn hóa Nhiều nhà lãnh đạo muốn làm tăng kỷ luật của đội nhóm mình bằng cách thêm vào những quy định hay nguyên tắc. Nguyên tắc là tốt, nhưng hiển nhiên bạn sẽ không muốn một bầu không khí nghiêm trang, tù túng làm mất đi sự thoải mái của nhân viên. Bạn cũng không muốn họ căng thẳng, sợ sệt hoặc phát ra những tín hiệu chống đối khi phải lắng nghe trong một bầu không khí như thế. Rõ ràng, mọi người làm việc hiệu quả nhất trong một nơi làm việc mà ai cũng vui vẻ, thoải mái là chính mình. 

Nội dung cuộc họp hoàn toàn thay thế được bằng một email.

Nếu nội dung buổi họp thay thế được bằng chỉ một email gửi được cho các thành viên, có lẽ bạn nên đặt câu hỏi về tính hiệu quả của buổi họp đó.

Họp chuẩn và nhanh – Tiền đề làm nên văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

Để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, trước tiên, nhà quản trị cần xây dựng cho công ty một “văn hóa họp” hiệu quả:

Thiết lập chuẩn mực cho một buổi họp

Như đã đề cập, chuẩn mực của buổi họp là yếu tố vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, văn hóa công ty được hình thành từ những yếu tố chuẩn mực vô hình bồi đắp theo thời gian. Những buổi họp chuẩn mực sẽ dần đi thành thông lệ và bồi đắp nên văn hóa lâu dài cho doanh nghiệp.

Kết thúc buổi họp bằng một tổng kết rõ ràng

Tránh việc nhân viên vẫn hoang mang sau buổi họp về những nội dung “nửa vời” chưa được thống nhất, nhà lãnh đạo nên tổng kết buổi họp với những vấn đề đã đặt ra, những nội dung đã được giải quyết và những ý tưởng có thể sử dụng trong dự án sắp tới.

Thảo luận dưới mỗi nhiệm vụ sẽ giúp tóm tắt lại những tổng kết cần lưu ý sau mỗi buổi họp để đảm bảo cả team cùng nắm được. 

Tạo cơ hội gắn kết nhân viên thông qua các buổi họp

Tại sao lại không tranh thủ cơ hội gắn kết các thành viên tại các buổi họp – nơi mà họ có cơ hội gặp gỡ, giao tiếp, kết nối với nhau nhiều nhất. Làm sao để làm nóng mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay phòng ban trong tổ chức?

Chia đồng đội của mình thành các nhóm nhỏ, cùng chơi một vài trò chơi vận động hoặc suy luận nho nhỏ trong buổi họp cũng chính là cách tăng “chất kết dính” giữa mọi người với nhau.

 Tổng kết 

Muốn tạo ra và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp đậm bản sắc, người làm lãnh đạo cần chú ý đến những hoạt động nội bộ trước tiên, điển hình là những cuộc họp. Nhũng thay đổi nhỏ có thể đem lại những ảnh hưởng bất ngờ đến toàn bộ máy, vậy nên, hãy thiết lập cho doanh nghiệp của mình trước tiên một ” Văn hóa họp ” tinh giản, hiệu quả.  

COCALL chúc doanh nghiệp bạn luôn thành công!